DLC, Lots, le fonctionnement standard de la réception à la facturation
Dans Dolibarr, la gestion des lots et des dates de péremption (DLC/DDM) repose sur une logique simple mais structurée : ces informations ne sont pas attachées directement au produit, mais au stock réel et aux mouvements (entrées et sorties).
Comprendre ce fonctionnement est essentiel pour garantir une traçabilité fiable, notamment dans les secteurs alimentaires.
1. Création du produit
Dans la fiche produit, il faut :
- définir le produit comme stockable
- activer la gestion de stock
- activer la gestion des lots/séries
À ce stade :
- aucun lot n’est défini
- aucune DLC/DDM n’est enregistrée
Le produit est simplement prêt à gérer des lots, mais ne contient encore aucune donnée de traçabilité.
2. Réception fournisseur (entrée en stock)
La création des lots se fait lors de la réception des marchandises.
Chemin :
Achats → Commande fournisseur → Réception
Lors de la réception, Dolibarr demande :
- la quantité reçue
- l’entrepôt
- le numéro de lot
- la DLC ou DDM
C’est à ce moment que les informations de traçabilité sont enregistrées.
Résultat :
- le stock est alimenté
- chaque lot est identifié avec sa quantité et sa date de péremption
3. État du stock après réception
Exemple :
Produit : Pommes Golden
| Lot | DLC | Quantité |
|---|---|---|
| LOT-A | 20/04/2026 | 100 |
| LOT-B | 25/04/2026 | 150 |
Dolibarr distingue chaque lot et conserve la date associée.
4. Commande client
Chemin :
Ventes → Commande client
Lors de la création de la commande :
- on sélectionne le produit
- on indique une quantité
Aucune information de lot ou de DLC n’est encore associée à la commande.
Cela est normal : le système ne sait pas encore quel stock sera utilisé pour servir la commande.
5. Expédition (étape centrale)
Chemin :
Commande → Créer expédition
C’est à ce moment que la traçabilité devient concrète.
Dolibarr demande :
- la quantité à expédier
- le ou les lots à utiliser
Exemple :
Commande : 120 unités
Répartition :
- 100 unités depuis LOT-A
- 20 unités depuis LOT-B
Résultat :
- les lots sont associés à l’expédition
- le stock est décrémenté lot par lot
Nouvel état du stock :
| Lot | Quantité restante |
|---|---|
| LOT-A | 0 |
| LOT-B | 130 |
6. Bon de livraison
Le bon de livraison est généré à partir de l’expédition.
Selon le modèle utilisé, il peut afficher :
- le produit
- la quantité
- le numéro de lot
- la DLC/DDM
Les informations affichées correspondent aux lots réellement expédiés, ce qui garantit une traçabilité opérationnelle.
7. Facture
La facture est généralement créée à partir de la commande ou de l’expédition.
Fonctionnement standard :
- Dolibarr ne recalculera pas les lots au moment de la facturation
- les informations de lot ne sont pas systématiquement affichées sur les modèles PDF standards
Ainsi :
- la traçabilité existe dans le système
- mais elle n’est pas toujours visible sur la facture sans adaptation du modèle
8. Exemple complet
Réception
- 100 unités → LOT-A → DLC 20/04/2026
- 150 unités → LOT-B → DLC 25/04/2026
Commande client
- 120 unités du produit
Expédition
- 100 unités depuis LOT-A
- 20 unités depuis LOT-B
Stock restant
- LOT-A : 0
- LOT-B : 130
Bon de livraison
Affiche :
- Produit
- LOT-A – DLC 20/04/2026 – 100 unités
- LOT-B – DLC 25/04/2026 – 20 unités
Facture
Affiche généralement :
- Produit – 120 unités
Sans détail des lots dans le modèle standard.
A retenir
- les lots et DLC sont créés à la réception, pas sur la fiche produit
- la commande client ne contient pas de notion de lot
- l’expédition est l’étape qui associe les lots aux produits livrés
- le bon de livraison est le document le plus fiable pour la traçabilité
- la facture ne reflète pas toujours les lots sans adaptation
Limites du fonctionnement standard de Dolibarr
- l’affichage des lots sur facture est limité dans les modèles natifs (il faudra donc faire une petite custo)
- une ligne peut contenir plusieurs lots, ce qui complique la lisibilité
- la traçabilité dépend fortement du respect du processus d’expédition
Point de vigilance
Si les utilisateurs :
- créent des factures sans passer par une expédition
- modifient le stock manuellement
alors la traçabilité devient partielle ou incohérente.